Зачем усложнять себе задачу с подбором стульев? Не целесообразнее ли будет арендовать конференц-зал, который уже оснащен всей необходимой мебелью и оборудованием? По моему мнению, такой вариант является более удобным.

Ну вовсе не обязательно, что это окажется легче. Всё-таки многое зависит от того, что конкретно собираются демонстрировать. Возможно, речь идет о каком-то громоздком оборудовании, которое необходимо представить публике и транспортировать в конференц-зал – это дополнительные сложности. В таком случае действительно стоит рассмотреть вариант аренды мебели. В Москве, например, можно взять всё нужное напрокат: https://partyrental.ru/product-category/mebel/